Lars Jensen
Vil du være en bedre mødeleder? Få nogle gode tips til, hvordan du kan gøre dine telefonmøder endnu mere effektive.
Vi har brugt vores ekspertviden omkring mødetelefoni og webmøder til at udvikle 5 tips til, hvordan du laver den perfekte præsentation til dit telefonmøde. Et telefonmøde minder på mange punkter om et fysisk møde, men der er specifikke områder, som man bør give ekstra opmærksomhed som mødeleder.
Der findes forskellige programmer, som du kan bruge til at vise online præsentationer - F.eks. Glance, WebEx, Screen Sharing Mac, Lync og Skype. Det er en god idé at kombinere dit telefonmøde med en online præsentation, da det kan gøre dine møder mere effektive og fremme kommunikationen. Du bør undgå at sende din præsentation til dine mødedeltagerne. Brug i stedet et skærmdelings-program til at vise din præsentation. På denne måde kan dine mødedeltagerne ikke læse forud i præsentationen undervejs i mødet og måske miste koncentrationen omkring det, du gennemgår.
Et skærmdelingsprogram gør det muligt at dele din skærm med andre mødedeltagere, så alle kan følge med i din præsentation undervejs i mødet. Det gør det også nemmere for de enkelte mødedeltagere at stille spørgsmål til et specifikt punkt i præsentationen, da I kan undgå misforståelser omkring, hvor I er nået til i præsentationen.
1. Forbered din præsentation
Det er vigtigt, at du forbereder dig godt før du laver din præsentation. Hvad er dit formål med præsentationen, og hvem er dine mødedeltagere? Hvad ved dine mødedeltagere om emnet, og hvad får de behov for at vide? Hvis du går ud fra, at de ved mere om emnet, end de egentlig gør, vil mødedeltagerne typisk blive frustrerede og miste koncentrationen. Omvendt hvis du gennemgår noget, som de allerede ved, får de fornemmelsen af, at det er ’spild af tid’ og miste interessen. Brug derfor tid på at finde den rette balance og undersøge mødedeltagernes niveau inden for emnet før du laver din præsentation. Dette er utrolig vigtigt, når man afholder et telefonmøde, da det er sværere at få mødedeltagerne ’tilbage på sporet’ under et telefonmøde end ved et fysisk møde. Hvis mødedeltagerne har mistet interessen, kan du som mødeleder ikke holde øje med dine mødedeltagere, og de føler sig ikke ligeså forpligtet til at følge med, som de ville gøre ved et fysisk møde.
2. Brug flere billeder
Lad vær med at skrive for meget tekst til din præsentation, men brug i stedet relevante billeder. Som ved fysiske møder er det en gylden regel at undgå for lange sætninger i din præsentation, da du hurtigt kan komme til at læse op fra præsentationen, hvilket kan virke uprofessionelt og uinspirerede for mødedeltagerne. Billeder i din præsentation kan gøre det nemmere for dine mødedeltagere at lytte til din præsentation, frem for at læse teksten i præsentationen. Derudover fanger du nemmere deres opmærksomhed ved at vise nogle relevante billeder, som de bedre kan forholde sig til – og huske efter telefonmødet.
3. Engagér dine deltagere
Det er dig, der er mødelederen, så gør noget ud af at engagere dine mødedeltagere. Hvis der er personer, som du ikke har mødt før, bør du starte dit telefonmøde med at præsentere dig selv kort. Husk på, at dine mødedeltagere ikke kan se dit kropssprog, men kun høre entusiasmen i din stemme, så vær opmærksom på din stemmeføring og kom gerne med konkrete eksempler undervejs i telefonmødet. Det gør, at mødedeltagerne bedre kan huske og relatere til din præsentation. Derudover bør du vælge dine billeder med omhu, så de fanger mødedeltagernes opmærksomhed. Nogle skærmdelingsprogrammer tilbyder, at du kan afholde afstemninger under dit telefonmøde. Du kan som mødeleder aktivere mødedeltagerne ved at lave afstemninger undervejs i din præsentation, så de deltager aktivt i selve mødet. Ofte kan mødedeltagerne miste koncentrationen undervejs i lange møder med mange deltagere, så aktivér og engagér dine mødedeltagere.
4. Keep it simple
Brug ikke for mange avancerede diagrammer, men hold dig i stedet til få og enkle diagrammer og modeller. Der er ingen grund til at vise et diagram, der viser alt. Nøjes med at vise et diagram der viser lige netop dét, præsentationen fokuserer på. Udvælg de modeller, tabeller og diagrammer, som er mest nødvendige og fokusér på dem, da dine mødedeltagere sjældent kan huske mere end et par modeller fra en præsentation. Brug også gerne videoer(eks. YouTube) i din præsentation, da det er en ekstremt effektiv måde at formidle et budskab på, samt at underholde dine mødedeltagere. Det engagerer mødedeltagerne til at være opmærksom og følge med.
5. Husk at opsummere
Når du planlægger din præsentation, så husk at sætte tid af til opsummering og spørgsmål. Da der ikke er mulighed for øjenkontakt eller at observere kropssprog, er det en god ide, at du undervejs i mødet opsummerer kort og kontrollerer, om alle er med og kommet til orde. Pas på ikke at gentage dig selv, men opsummér de væsentlige budskaber fra din præsentation.
Vi har samlet nogle gode råd fra vores brugere og lavet en quick-guide med nogle tips og guidelines til, hvordan du bliver en bedre mødeleder.
At holde et godt møde er ikke en svær disciplin, men der er nogle ting, som du bør være ekstra opmærksom på, når du skal afholde et telefonmøde.
Planlæg dine telefonmøder grundigt
Inden dit telefonmøde, bør du overveje hvilke behov du har som mødeleder. Hvor mange skal deltage i mødet, og hvordan vil du invitere dine mødedeltagere til mødet? Har du behov for vise en online præsentation til dine mødedeltagere eller kræver mødet ekstra fortrolighed? Dette er blot nogle af de spørgsmål, som du som mødeleder bør stille dig selv og planlægge før dit telefonmøde.
Som mødeleder hos TelefonMøder kan du justere dine mødeindstillinger på dit online kundeområde efter behov. Brug din deltager- og mødelederkode til at logge ind på dit online kundeområde på telefonmoeder.dk. Inden dit telefonmøde bør du sikre, at dine mødeindstillinger passer til dine mødebehov, f.eks. bør du overveje, om du ønsker, at der skal være navneannoncering, når deltagerne tilsluttes mødet. Til møder med mange deltagere kan det være en fordel at vælge en lydløs ankomst og afgang, da det ellers kan virke forstyrrende for de øvrige deltagere undervejs i mødet.
Med en konto hos TelefonMøder har du også mulighed for at downloade Outlook Plugin gratis via det online kundeområde. Med dette værktøj kan du med bare ét klik tilføje alle relevante informationer angående dit telefonmøde til en Outlook-mødeindkaldelse. Læs mere om fordelene her.
Derudover giver det online kundeområde dig mulighed for at downlade skærmdelingsprogrammet Glance gratis. Dette er et godt værktøj, hvis du f.eks. ønsker at vise en præsentation undervejs i dit telefonmøde. Husk endelig at installere og afprøve Glance inden mødets start. Dette vil gøre dig mere fortrolig med skærmdelingsværktøjet.
Ring ind til mødet i god tid
En god tommelfingerregel som mødeleder er altid at ringe ind til dit telefonmøde 5 minutter før mødets start. Dette giver dig et godt overblik, samt mulighed for løbende at byde dine deltagere velkommen.
Som mødeleder bør du være særligt opmærksom på, at det ikke er muligt at opnå øjenkontakt eller observere kropssprog i et telefonmøde. Derfor bør du undervejs i mødet med jævne mellemrum opsummere og kontrollere, at alle har haft lejlighed for at komme til orde.
Hvis du skal holde et telefonmøde med mange mødedeltagere, anbefaler vi, at du logger ind på dit online kundeområde før mødestart og ’muter’ alle deltagere, da baggrundsstøjen fra deltagerne kan virke særligt forstyrrende i et telefonmøde. Senere i mødet kan du altid tillade spørgerunder i dit telefonmøde, hvis der er behov for dette. Læs mere om online mødestyring her.
Hvad gik mødet egentlig ud på?
I slutningen af hvert telefonmøde bør du sikre dig, at alle deltagerne har den samme forståelse og opfattelse af det, der er blevet gennemgået på mødet. Derfor bør du sørge for, at enhver beslutning truffet i mødet bliver kommunikeret klart og uden mulighed for misforståelser.
At holde et godt møde er ikke en svær disciplin, og hvis du følger disse råd, er du godt på vej. God fornøjelse!
Det er altid din Mødeleder- og deltager-kode, der bestemmer hvilket telefonmøde, du deltager i. Mødedeltagerne kan altså ringe ind fra mange forskellige numre, men stadig tilkoble det samme telefonmøde. Vi har mange forskellige opkaldsnumre, som dels sikrer store omkostningsbesparelser for internationale deltagere samt, at mødelederen har stor frihed til at vælge hvorledes omkostningerne for deltagelse i mødet skal fordeles mellem henholdsvist mødelederen og de enkelte deltagere. Vi har internationale opkaldsnumre i over 50 lande, og i Danmark har vi forskellige muligheder for afregning, alt efter hvilket nummer mødedeltagerne bruger. Læs mere om vores opkaldsnumre, her.
Møder er en stor del af dagligdagen på de fleste arbejdspladser, men hvordan får du bedst udbytte af et virtuelt møde? Et virtuelt møde er et møde, hvor deltagerne ”mødes” på tværs af geografiske afstande. Ofte er det ikke muligt at mødes fysisk, og der kan det være en fordel at holde et kort virtuelt møde. Hos TelefonMøder har vi stor erfaring med virtuelle møder og vil derfor gerne give dig nogle gode råd til, hvordan du får mest muligt ud af dine virtuelle møder.
Et virtuelt møde så som et telefon- eller online møde minder på mange punkter om et fysisk møde, men der er specifikke områder, som man bør give ekstra opmærksomhed som mødeleder.
Ved et virtuelt møde er der ikke mulighed for at opnå øjenkontakt eller observere kropssprog. Derfor kan det være nyttigt for mødelederen med jævne mellemrum undervejs i mødet at opsummere og kontrollere, at alle har haft lejlighed for at komme til orde. Såfremt mødedeltagerne ikke kender hinanden, er det som regel bedre at holde det første møde som et fysisk møde. Hvis mødedeltagerne har mødt hinanden før, kan det være nemmere at samarbejde i et virtuelt møde. Hvis et fysisk møde ikke er muligt, kan det være en god ide at være ekstra opmærksom på at alle får introduceret sig selv og sit ansvarsområde.
Ved et virtuelt møde er I ikke så afhængige af hinandens placering og rejsetid, hvilket gør det muligt at holde korte møder, oftere. Dette kan gøre møderne mere effektive end fysiske møder, da der er fokus på mødet, så dagsorden ikke bliver alt for lang. I bør dog være opmærksomme på, at en større koncentration er nødvendig for at få fuldt udbytte af et virtuelt møde. Derfor bør virtuelle møder være kortere men blive holdt oftere end fysiske møder, så mødedeltagerne også bedre kan holde koncentrationen. Dette gør virtuelle møder særligt gode til opfølgning.
Vi har udviklet nogle gode råd til at forbedre måden, du gennemfører og deltager i virtuelle møder på.
Når du skal deltage i et virtuelt møde, er det en god idé at ringe ind til mødet fem minutter før mødestart og have eventuelle tilsendte dokumenter klar. Hvis det er muligt, bør opkaldet til mødet foretages fra et roligt sted – du har brug for at koncentrere dig og baggrundsstøj vil forstyrre de øvrige deltagere.
Som ved et fysisk møde er det vigtigt, at alle deltagerne kender til mødets agenda og mål, så I er enige om, hvad I sigter efter. Fastslå derudover sluttidspunktet for mødet, så der ikke opstår misforståelser.
Ved et virtuelt møde er det særlig vigtigt for mødelederen at fastholde deltagernes engagement og fokus. Som mødeleder bør du være opmærksom på din stemmeføring, da mødedeltagerne ikke kan observere dit kropssprog. Husk på, at entusiasmen i din stemme smitter! Du kan som mødeleder også vælge at supplere dit møde med en online præsentation, da det kan gøre dine møder mere effektive og fremmer kommunikationen. Der udbydes forskellige online mødeværktøjer, hvor du blandt andet kan dele din skærm med andre. Nogle værktøjer tilbyder, at du for eksempel kan afholde afstemninger undervejs i dit møde. På denne måde kan du involvere mødedeltagerne ved at lave afstemninger undervejs i mødet, så de deltager aktivt.
Da man ikke kan observere kropssprog, er det som mødeleder særlig vigtigt, at du i slutningen af hvert møde sikrer dig, at alle deltagerne har den samme forståelse og opfattelse af det, der er blevet gennemgået i mødet. Selvom alle deltagerne har siddet til samme møde, kan de godt have vidt forskellige opfattelser af, hvad der egentlig blev gennemgået i mødet. Dette kan skabe tvivl omkring hvilke beslutninger, der er blevet truffet undervejs i mødet. Derfor bør mødelederen sørge for, at enhver beslutning truffet i mødet bliver kommunikeret klart og uden mulighed for misforståelser.
At holde et godt møde er en svær disciplin, men hvis du følger disse råd, er du godt på vej. God fornøjelse!
Vil du være en bedre mødeleder? Læs vores gode tips til, hvordan du kan gøre dine telefonmøder endnu mere effektive.
Dette er et af vores mange mødetips. Hvis du tilføjer 'TelefonMøder' som en kontakt i din telefon, slipper du for at skulle huske telefonnummer og mødekode hver gang. Når 'TelefonMøder' først er oprettet som kontakt i din telefonbog, skal du blot vælge ‘TelefonMøder’ i din kontaktbog, hvorefter telefonen ringer op til nummeret og automatisk indtaster dine koder. Dette giver dig mulighed for hurtigt og effektivt at tilslutte dine telefonmøder. Læs mere om hvordan du gør, her.
Der er mange fordele ved at optage dit telefonmøde. Du kan f.eks. sende lydfilen videre til eksterne samarbejdspartnere eller kollegaer, der er forhindret i at deltage i mødet.
Yderligere behøver du ikke at bruge tid på at skrive noter under mødet, da du kan aflytte lydfilen efter mødet. Du kan nemt optage dit møde ved brug af din telefons tastatur eller fra dit online kundeområde. Se hvordan du gør her.
