Vägledning: Så hittar du dina nya lokaler!

Börja med att evaluera och definiera verksamhetens behov för lokaler, däribland areal, inriktning, vilken lokaltyp(er) mm. När du evaluerar verksamhetens behov för lokaler ska du komma ihåg att tänka ett par år framåt.

Gör därefter en geografisk cirkel över var du kan tänka dig att dina lokaler ska vara belägna. Här är det viktigt att du överväger hur flytten kommer att påverka dina medarbetares och din egen transporttid. Om du ska anställa är det också viktigt att överväga var dessa medarbetare som du söker kan tänkas bo.

Nu är du redo att samla in relevanta lokaler från marknaden. Klicka in på www.verksamhetslokaler.se, där du kan få en samlad överblick över de lokaler som just nu finns på marknaden. Kom ihåg att göra en sökagent så att du får besked varje gång en ny, relevant lokal erbjuds.

När du samlat in en brutto-grupp av lokaler för uthyrning som kan vara relevanta ska du detaljerat kolla genom dem. Börja med att ta bort dem som du är säker på inte passar dina kriterier. Jämför därefter priser och kvalitet hos resten, och dela därefter upp dem i två grupper utifrån hur intressanta de är. Kontakta därefter hyresvärdarna från den mest intressanta gruppen och avtala om att gå på visning. Hyresvärdarna i gruppen med de lite mindre intressanta objekten ringer du för att få mer information – det kan ju hända att hyresvärden berättar något om lokalerna eller priset som väcker ditt intresse.

På visningen är det först och främst viktigt att du försöker känna av om lokalerna kommer passa dig och din verksamhet. Om svaret är ja är det viktigt att du avklarar följande:
A: Pris. Kan du få ett bra erbjudande, få en period där du inte betalar hyra eller få en upptrappning av hyran, där du betalar mindre hyra i början och mer hyra under vägen?
B: Uppsägning. Hur kort uppsägningstid kan du få på lokalerna? Korta uppsägningstider ger din verksamhet större flexibilitet.
C: Renovering och ändringar. Är hyresvärden villig att göra/bekosta renovering/ändringar av lokalerna utifrån dina önskemål och behov?

Nu har du varit ute och kollat på lokalerna samt samlat in detaljerad information om förhandlingsmöjligheterna från hyresvärdarna. Nu fokuserar du din sökning till 1-3 lokaler. Formulera ett mail till varje hyresvärd där du skriver att om du kan får det på det och det sättet, så är du redo att skriva under ett avtal för lokalerna. Det är viktigt att du säger att du är redo att göra en snabb förhandling. När du förhandlar, kom då ihåg att även se det från hyresvärdens synvinkel. Du bör inte föreslå orimliga saker, så som att hyresvärden ska ändra lokalerna i större omfång efter dina specialla behov, samtidigt som du vill ha tre månaders uppsägningstid och liknande.

När förhandlingen är slut ber du hyresvärden som du valt om att skicka ett hyreskontrakt för lokalerna. Det är lämpligt att du alltid får en proffesionell advokat eller mäklare till att kolla genom hyreskontrakten, då det annars kan sluta med att du får betala stora belopp helt i onödan den dag du flyttar från lokalerna.

När du har hittat dina nya lokaler är det viktigt att du snabbt och systematiskt hör av dig till resterande hyresvärdar som du varit i kontakt med och berättar för dem att din sökprocess är över och att det dessvärre inte blev dem som du hyrde av. Det är viktigt att komma ihåg att de har lagt tid på att fokusera på dig och dina behov. Det är även viktigt att komma ihåg att du i framtiden kanska ska leta efter lokal igen, och att du därför har behov för att ha ett bra förhållande till hyresvärdarna i området. Visa respekt och skicka ett vänligt mail så snart situationen är avklarad.